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一些文件,单据,小票,卡的收纳整理经验

经常会有这样的情况:办理事情收到许多单据、小票。一些签字的协议等等,怎么样收纳整理啊,我好凌乱,每次当用到的时候永远都找不到,我有一摞的办理的会员卡,全拿橡皮筋绑着的,救命啊~~~~~

一、应当先整理,后收纳

收纳整理,真正的顺序是整理在前,收纳在后。整理是个动脑的活儿,收纳是个体力活。
收纳,是将物品收容纳入合适的空间,摆放到固定位置。整理,是思考物品与自己的关系,并决策物品的去留。

没有经过整理,就开始收纳,实际上是在屯物。收纳只不过是做到了漂亮甚至规整地囤积物品,但是不解决根本问题。
不管是哪个流派的整理方法,通常经过整理之后,物品数量会大幅减少。我们应在整理之后的基础上,决定买什么收纳用品。否则就连收纳用品就成为多余之物。

举个栗子。
有一天整理名片,整理完了之后发现名片一张都不用留。要联系的人早联系了。不联系的人,对方离职跳槽多年了也还是没有联系。
「万一有一天要用了怎么办?」
这个万一不会到来的。
退一万步说,如果你有极大的动力、压力和需要,要去找到一个人的联系方式。怎么可能没有名片这种小事,能够阻挡到你?怎么样都能通过社交圈找到对口的人。
扔完了名片之后,名片夹没有用处了,于是收纳物品----名片夹,也可以扔了。
名片,单据,小票,卡的收纳整理经验

二、文件整理的基本原则是「全扔」

文件、单据、小票、会员卡,属于文件类。文件类的整理,有一个基本理念是全扔。
全扔可怕吗?不可怕的。没有这个信念,啥都扔不掉。
全扔难以操作吗?不难。因为咱们以前没有想过全扔,所以没思考过全扔的方法。不信你把它们集中起来,一件一件拿出来,抱着全扔的基本原则来check。最后你会发现,的确可以全扔。

在这个原则下,只有三类东西是需要保留的:

  1. 现在手头正在用的文件
  2. 短时期内需要用的文件,比如在项目执行期间内需要使用到的文件。
  3. 万一扔掉会非常困扰的文件。例如,需要长期乃至终身保存的文件,身份证、户口本、房产证、合同、学位学历证等。这部分已经进入贵重物品范畴,应当拎出来和其他贵重物品一起保存。

PS 在工作过程中,还会产生一些想要保存的文件:例如奖状、聘书、证书等。这部分如果不具有贵重物品性质,而又出于心动想要保存的情况下,应当与回忆物品一起保存。

  1. 不要保留不在自己的工作范围和职责范围之内的文件。不要帮领导和同事囤积物品。请仔细思考你手上的文件究竟是你的,还是别人的。

三、文件、单据、小票、会员卡的具体整理收纳

经过整理步骤后,这些东西的数量也许半个抽屉都不到了。

文件:全扔。有电子件的不保存纸版。盖章合同请财务统一保存。
单据:全扔。发票需要报销的请单独放入发票夹子。
小票:全扔。如需记账,请记账后扔。
会员卡、购物卡、积分卡:拍照整理到印象笔记以后,全扔。商家使用时报卡号就可以了。

########### 另外一些方法 ###############

1、会员卡:我的钱包一向都是那种能放很多卡的,比如目前的钱包,至少能放12张卡,常用的卡就放在钱包里,不常用的就放在卡包里,卡包放在出门要拎起来的大包里,只要放在包里固定的地方,找起来还是很方便的(死穴就是——不能丢包,丢东西丢脸丢人都不能丢包)

2、单据、票据:我一直用的是得力的风琴包,类似公文包收纳夹,只是我这个尺寸应该会小一些,17cm*12cm左右
风琴包

我自己用的上图绿色那款,5、6年了,很抗用,还买过一款蓝色的,内部构造类似于图二,每一层都有一个可以塞标签的地方,方便归类翻找

3、文件:我用于文件归类的工具就是四种:档案盒/档案袋曲别针便利贴、表格

即使文件用订书器订起来了,放进档案盒的时候我也习惯别一个曲别针,因为找的时候可以直接拿着曲别针一份一份地翻,每份文件之间的界限变得很明显,而且同一类别的也可以用一个大别针别在一起

一般每份文件上我还会贴一个条状的便利贴,打开档案盒之后,先过一遍便利贴,没有相关信息的话我就不在这个盒子里细找了

每个档案盒的表面我也还会贴上一个表格,内容包括:放进去的时间、文件名字、谁给我的,备注栏里就写文件什么时候拿出来交给谁了,或者谁借走了我的文件,这样就算文件不在了,我也知道去哪了

4、注意备注:其实和我贴在档案盒上的表格差不多,我习惯用word记录一些重要票据、收据、东西都放在什么位置,虽然我的东西都是分门别类放好的,但是各种收纳用的东西还是很多,要找的话也不是很方便,所以我就打开word,ctrl+f,找到关键词之后就知道我的东西放在哪个收纳盒/风琴包/文件夹/柜子里了。

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